Datenschutzerklärung
Der Fahrgastverband PRO BAHN e.V. nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, welche Daten gespeichert werden und wie der Fahrgastverband PRO BAHN e.V. sie verwendet. Als gemeinnütziger Verein verpflichtet sich der Fahrgastverband PRO BAHN e.V. die Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Telemediengesetzes (TMG) einzuhalten. Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Internetseiten und der Implementierung neuer Technologien können auch Änderungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen, sich diese Datenschutzerklärung ab und zu erneut durchlesen.Die Datenschutzerklärung können Sie hier downloaden.
Automatische Vorsortierung von E-Mails an info@pro-bahn.de
Zweck. E-Mails an die allgemeine Adresse info@pro-bahn.de werden automatisch vorsortiert. Ein Programm ordnet jede eingehende Mail der zuständigen Stelle im Fahrgastverband PRO BAHN zu, also dem Bundesverband oder einem Landesverband, und bestimmt die Art des Anliegens, etwa Presseanfrage, Bürgeranfrage oder Einladung. Für diese Zuordnung setzen wir ein KI-Sprachmodell ein. Auf dieser Grundlage bereitet das Programm Weiterleitungen an die zuständige Stelle vor und erstellt für den Bundesvorstand eine tägliche Übersicht über die eingegangenen Mails. Mails, die sich schon anhand fester Regeln zuordnen lassen (zum Beispiel bekannte Absender oder eindeutige Spam-Merkmale), gehen nicht an das Sprachmodell. Die KI beantwortet keine Mails und schreibt Ihnen nicht; eine automatische Eingangsbestätigung gibt es nicht.
Keine automatisierte Entscheidung. Das Sprachmodell liefert nur einen Zuordnungsvorschlag. Weiterleitungen an einen Landesverband werden als Entwurf vorbereitet und erst verschickt, wenn eine für das Postfach info@pro-bahn.de zuständige Person sie geprüft und freigegeben hat. Mails, die den Bundesverband betreffen, werden verbandsintern an das Postfach des Bundesvorstands weitergeleitet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.
Verarbeitete Daten. An das Sprachmodell übermittelt werden Name und E-Mail-Adresse des Absenders, die Empfänger der Mail („An“ und „Cc“), Datum, Betreff und der Text der Mail. Von Anhängen werden nur Dateiname, Dateityp und Größe übermittelt, nicht ihr Inhalt. Einzige Ausnahme: Besteht eine Mail ohne eigenen Text nur aus einer Pressemitteilung als PDF-Datei, wird der Text dieser Pressemitteilung übermittelt. Enthält Ihre Mail Angaben über andere Personen, werden auch diese übermittelt.
Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die zahlreichen Zuschriften an den ehrenamtlich getragenen Verband schnell und zuverlässig an die zuständige Stelle zu bringen. Ihre Interessen überwiegen dabei nach unserer Abwägung nicht: Wer an info@pro-bahn.de schreibt, erwartet, dass seine Mail innerhalb des Verbands an die zuständige Stelle gelangt. Das Sprachmodell erhält nur die oben genannten Daten, kann selbst nichts versenden und nichts im Postfach verändern, die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt, sie werden nur kurz gespeichert, und jede Weiterleitung an einen Landesverband gibt ein Mensch frei.
Empfänger und Übermittlung in ein Drittland. Anbieter des Sprachmodells ist derzeit Anthropic. Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Anthropic Ireland, Limited (Irland); die Muttergesellschaft Anthropic, PBC hat ihren Sitz in den USA. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach seinen gewerblichen Nutzungsbedingungen (Commercial Terms) und dem Data Processing Addendum. Nach diesen Bedingungen darf Anthropic die übermittelten Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwenden. Die Daten können dabei auch in die USA übermittelt und dort verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen sind im Data Processing Addendum die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) vereinbart. Wir prüfen, künftig einen Anbieter mit Sitz und Verarbeitung in der Europäischen Union einzusetzen; diesen Abschnitt passen wir dann an. Innerhalb des Verbands erhalten Ihre Mail die für info@pro-bahn.de zuständigen Personen, der Bundesvorstand und, nach Freigabe, der zuständige Landesverband.
Speicherdauer. Das Programm führt ein Protokoll nur mit Metadaten (Kennung der Mail, Zeitpunkt, Absender-Domain, Zuordnung, Art des Anliegens, verwendetes Modell und Kosten), aber ohne Mailtexte. Es wird nach 30 Tagen gelöscht. Absender, Betreff und die Begründung der Zuordnung werden für die tägliche Übersicht und den Abgleich mit der tatsächlichen Sortierung im Postfach höchstens 7 Tage zwischengespeichert. Vom Ziel einer Weiterleitung speichert das Programm dabei nur die Stelle (Bundesverband oder Landesverband), keine Empfängeradressen. Mails, die das Programm als Spam einsortiert hat, werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Wird eine Zuordnung von Hand korrigiert, können daraus anonymisierte Beispiele für künftige Zuordnungen entstehen, die keine Rückschlüsse auf Sie zulassen. Anthropic löscht übermittelte Inhalte und Ergebnisse nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen, sofern sie nicht wegen eines Verstoßes gegen die Nutzungsrichtlinien oder aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahrt werden müssen.
Widerspruch und Kontakt. Sie können der automatischen Vorsortierung Ihrer Mails nach Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Ihre Mails werden dann von Hand zugeordnet. Daneben haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 15 bis 18 DSGVO) sowie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht. Verantwortlich ist der Fahrgastverband PRO BAHN e. V., Agnes-Bernauer-Platz 8, 80687 München. Für Widerspruch und Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an unseren Ansprechpartner für Datenschutz: Lukas Iffländer, lukas.ifflaender@pro-bahn.de.
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an unseren Ansprechpartner zum Thema Datenschutz:Kontaktdaten:
Lukas Iffländer, lukas.ifflaender@pro-bahn.de